Processus communicatif qui gère l’échange d’informations internes et externes dans les organisations et avec tous les clients ou utilisateurs avec lesquels il est lié.
Qu’est-ce que la communication organisationnelle ?
La communication organisationnelle est le processus de communication qui gère l’ échange d’informations internes et externes dans les organisations et avec tous les clients ou utilisateurs avec lesquels elle est liée.
Lorsque l’information est transmise au sein de l’organisation et entre tous ses niveaux hiérarchiques et employés, on parle de communication interne . Alors que la communication externe se produit lorsque des personnes de l’organisation échangent des informations avec d’autres personnes externes telles que des clients, des fournisseurs , des utilisateurs, etc.
La communication organisationnelle est un processus important dans le contexte organisationnel car elle permet d’améliorer l’ efficacité car les processus et les informations circulent correctement.
On parle aussi de communication d’ entreprise ou d’entreprise lorsqu’il s’agit d’une entreprise ou de communication institutionnelle lorsqu’il s’agit d’une institution.
Éléments de communication
Les éléments qui interviennent dans le processus de communication sont les suivants :
- Expéditeur : c’est celui qui envoie le message, c’est-à-dire l’origine de la communication.
- Destinataire : est la personne qui reçoit le message, c’est-à-dire le destinataire.
- Message : est le contenu des informations envoyées par l’expéditeur au destinataire.
- Code : est le langage ou l’ensemble de règles utilisé pour transmettre le message, et qui doit être commun entre l’expéditeur et le destinataire pour que l’information puisse être correctement comprise. Des exemples de codes de communication incluent : la grammaire d’une langue ou les algorithmes d’un système informatique.
- Canal : est le moyen ou le canal utilisé par l’expéditeur pour envoyer le message au destinataire. Par exemple : e-mail, téléphone, etc.
Fonctions de communication organisationnelle
Parmi les principales fonctions de la communication organisationnelle figurent les suivantes :
- Informationnel : les informations doivent parvenir à tous les destinataires concernés pour que la communication soit utile. Au niveau interne de l’organisation, la fonction d’information est importante pour que les employés effectuent leur travail de manière efficace et correcte. Au niveau externe, il permet aux clients d’avoir connaissance des procédures, produits, services et procédures des organisations.
- Explicatif : grâce à cette fonction, les gens peuvent comprendre les raisons pour lesquelles les décisions et les stratégies sont prises dans l’organisation, et aussi pour maintenir le travail aligné sur les objectifs de l’organisation .
- Interrogatif : permet l’interaction entre les équipes de travail pour clarifier et faire remonter les processus par le biais de questions et de demandes d’informations, ainsi que favoriser le dialogue entre les participants.
- Appel : avec cette fonction, l’expéditeur cherche à obtenir une réponse ou une réaction spécifique du destinataire. Par exemple, lorsque le message indique : « Veuillez être ponctuel. »
Types de communication organisationnelle
La communication organisationnelle est classée en différents types selon le contexte dans lequel elle se produit.
Selon le canal utilisé
La communication organisationnelle selon le canal utilisé est classée en :
- Ecrit : c’est le type de communication réalisée par l’écrit qui utilise des lettres, des graphiques ou des symboles écrits.
- Oral : c’est le type de communication qui se fait par l’utilisation de la parole à l’aide de sons.
- Non verbal : est le type de communication dans lequel les gestes corporels et faciaux sont utilisés.
Selon le degré d’interaction
La communication organisationnelle selon le degré d’interaction est classée comme suit :
- Direct : la communication entre l’expéditeur et le destinataire se fait en personne ou en face à face.
- Indirect : c’est le type de communication qui se fait à l’aide d’un instrument de communication car l’expéditeur et le destinataire sont éloignés, comme un appel téléphonique ou un e-mail.
Selon le contexte dans lequel ils se déroulent
La communication organisationnelle selon le contexte dans lequel elle se développe est classée comme :
- Interne : c’est le type de communication qui se produit dans le même contexte de l’organisation, par exemple une réunion des chefs de service .
- Externe : est la communication qui a lieu entre deux parties qui ne sont pas dans le même contexte, par exemple entre un client et un employé de l’organisation.
Selon le nombre de personnes concernées
La communication organisationnelle selon le nombre de personnes impliquées est classée en :
- Individuelle : est le type de communication dans laquelle il n’y a qu’un seul expéditeur et un seul destinataire, par exemple entre un patron et un employé.
- Collectif : se produit lorsque plusieurs personnes sont impliquées dans le processus de communication, par exemple, des conférences, des débats, des formations , etc.
Selon le contexte de la réalité de l’information
La communication organisationnelle selon le contexte de la réalité de l’information est classée en :
- Formelle : c’est le type de communication sociale officielle de l’organisation. Il est généralement écrit et un peu lent car il doit respecter les procédures en vigueur avant sa sortie.
- Informel : c’est le type d’information qui, même si elle peut être liée au travail, n’utilise pas les mécanismes de diffusion officiels de l’organisation et donc sa diffusion est plus rapide car elle peut se produire, par exemple, dans les couloirs, les pauses déjeuner, etc.
Selon la dépendance hiérarchique
La communication organisationnelle selon la dépendance hiérarchique est classée en :
- Ascendant : c’est le type d’information qui circule de bas en haut dans le niveau hiérarchique et qui prend naissance à la base de l’organisation et circule vers le top management, par exemple : des employés vers les patrons ou la direction .
- Horizontal : c’est le processus de communication qui se produit entre des personnes d’un même niveau hiérarchique, par exemple entre collègues ou amis.
- Descendant : c’est le type d’information qui circule du haut vers le bas dans le niveau hiérarchique et qui émane du top management et circule vers la base de l’organisation, par exemple : de la direction vers les employés.
Obstacles à la communication organisationnelle
Dans le processus de communication organisationnelle, des distorsions peuvent survenir qui entravent le processus de communication, telles que :
- Environnemental : lorsque des situations surviennent telles que le bruit du téléphone, des interruptions, des chaises inconfortables, un mauvais éclairage ou une mauvaise ventilation, entre autres.
- Terminologie : lorsque, dans le processus de communication, des expressions sont utilisées dans un langage trop technique, difficile à comprendre ou que le message n’est pas clairement exprimé.
- Administratif : lorsque nous recevons des informations qui ne correspondent pas à notre responsabilité, nos connaissances ou notre rôle au sein de l’organisation.
- Interpersonnelles : elles surviennent au cours du processus de communication lorsque nous formons des hypothèses incorrectes, des instructions vagues, des conclusions prématurées sans avoir fini d’écouter l’expéditeur ou en raison de simples confusions et malentendus.
Flux de communication organisationnelle
Flux de communication organisationnels.
Pour que tout fonctionne correctement, la communication organisationnelle doit s’effectuer de 3 façons :
- Descendant : des hauts gradés aux ouvriers , en passant par les instructions, les appels téléphoniques ou les réunions.
- Vers le haut : des travailleurs à ceux qui dirigent l’entreprise, soit à l’aide d’ enquêtes , de réunions ou de formulaires de suggestion.
- Horizontal : parmi ceux qui occupent le même poste au sein de l’entreprise, envoyer des emails, passer des appels téléphoniques, etc.
Exemples de communication organisationnelle
Voici quelques exemples à travers lesquels la communication est développée dans les organisations :
- Rencontres avec les équipes de travail.
- Mémorandums et notes opérationnelles.
- Formations.
- Réunions.
- Entrevues .
- Des expositions.
- Conférences.
- Courrier électronique.
- Boîte aux lettres de suggestions.
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