Document écrit qui détaille les actions qu’une entreprise doit prendre face à des événements improbables, mais possibles.
Qu’est-ce qu’un plan d’urgence ?
Un plan d’urgence est un document écrit qui détaille les actions qu’une organisation doit prendre face à certains événements improbables mais possibles . Par exemple, l’incendie de votre usine, l’inondation des installations, l’arrêt des activités dû à une manifestation ouvrière de vos employés , entre autres.
Dans les entreprises , cela fait partie du plan d’affaires , car il est exigé par les investisseurs car cela permet de réduire les risques et d’atténuer l’effet potentiel sur les employés, les clients et la santé financière de l’ entreprise , en cas de catastrophe.
En bref, son objectif est d’anticiper les risques potentiels et de planifier les réponses et les actions de l’entreprise en cas d’événements spécifiques.
Comment préparer un plan d’urgence ?
Le plan d’urgence peut varier selon la nature de l’entreprise. Sa préparation comprend 6 étapes :
- Évaluation et atténuation – La planification à l’avance aide à déterminer le niveau de risque. Le plan de gestion des catastrophes doit anticiper la manière de faire face aux différents événements (pannes de courant, pannes de logiciels, délits contre les réseaux et les ordinateurs, conflits de travail, actes terroristes, entre autres). De même, les procédures à suivre dans chaque cas et l’affectation des responsables doivent être décrites.
- Plans d’intervention et de rétablissement – Une fois les menaces potentielles examinées, des mesures d’intervention et de rétablissement doivent être entreprises. Une attention doit être portée aux domaines qui permettent à l’entreprise de fonctionner (institutions financières, installations et équipements, assurances, clients, employés, etc.). Il est nécessaire de préparer des protocoles de communication avec les clients et les employés pour signaler ce qui est arrivé à l’entreprise, prendre rendez-vous avec l’assureur pour voir quels événements la police couvre ou, par exemple, conserver les dossiers du domaine financier de l’entreprise, comme sauvegarde. , dans un endroit éloigné.
- Processus d’évaluation des dommages – Le plan doit inclure des feuilles Excel pour documenter les dommages et les comprendre clairement afin que la réclamation à l’assureur soit adéquate et précise. L’inventaire , l’équipement et les autres actifs doivent être inclus .
- Procédures de récupération – Une partie de l’accord avec l’assureur dépendra du soin apporté à documenter les efforts de récupération de l’inventaire, de l’équipement, des composants et du bâtiment. Dans certains cas, l’assureur proposera de réparer plutôt que de remplacer les éléments concernés.
- Plans de réhabilitation : selon l’ampleur des dégâts, il peut y avoir des restrictions qui entravent le démarrage de la reconstruction ou de la réhabilitation (eau, électricité, gaz, service téléphonique suspendu). Par conséquent, le plan doit décrire le niveau de soutien pour les besoins physiques, émotionnels et psychologiques du personnel et de leurs familles.
- Plan de reprise après sinistre – Le plus gros problème après un sinistre est d’avoir la capacité de reprendre les opérations et d’assurer la continuité des activités. Cela comprend toutes les informations, les installations et l’infrastructure d’approvisionnement de l’entreprise (systèmes informatiques, équipements, mobilier, bâtiments, etc.).
Exemple de plan d’urgence
Voici un exemple de plan d’urgence :
- Plan de contingence de l’Institut Technologique de Sonora .
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