Ensemble d’activités et d’actions couvertes dans les phases ou étapes qui sont développées dans une organisation ou une entreprise.
Qu’est-ce qu’une démarche administrative ?
Le processus administratif est l’ensemble des activités et des actions couvertes dans les phases ou étapes qui sont développées dans une organisation ou une entreprise , afin d’améliorer l’utilisation et la répartition des ressources techniques, humaines et matérielles . En d’autres termes, son but est qu’une organisation utilise ses ressources de la meilleure façon, favorisant la réalisation de ses buts et objectifs .
Le processus administratif est continu, chaque étape s’effectue après son successeur, aucune ne pouvant exister ni s’effectuer sans l’autre. Une fois qu’une étape est atteinte, l’autre est réalisée et ainsi de suite de manière cyclique.
Ce processus trouve son origine dans la théorie classique de l’administration promue par Henry Fayol, il a défini certaines fonctions que l’administration doit remplir et a proposé les quatre étapes qui composent ce processus (Planification, organisation, direction et contrôle). Ces étapes sont nécessaires pour une direction correcte. Au fil des années, différentes modifications sont ajoutées à ce processus de manière positive, en fonction des nouvelles entreprises qui ont émergé.
Le processus administratif comprend 4 étapes.
Caractéristiques du processus administratif
Les principales caractéristiques du processus administratif sont énumérées ci-dessous :
- Il accorde le contrôle et la gestion de toutes les ressources de manière efficace.
- Il est composé d’un ensemble d’éléments qui interviennent pour atteindre les objectifs affichés, qui dépendent non seulement des administrateurs de l’entreprise mais aussi de leur entourage.
- Il peut être utilisé dans n’importe quelle entreprise, quel que soit le nombre de fonctionnalités dont il dispose.
- Il exprime les buts et les objectifs de l’organisation ou de l’entreprise.
- Avec ce processus, la direction est au courant de chacune des opérations, des erreurs et des bonnes décisions.
- Fournit des données réelles sur les ressources disponibles.
- Il est flexible et peut entraîner des modifications pertinentes.
- Ce processus reflète la division du travail, en le classant en domaines fonctionnels.
- Il comporte 4 étapes , où chacune mène à l’autre.
- Tous les secteurs de l’entreprise sont liés pour atteindre les objectifs.
- Il a un certain temps où vous pouvez voir tout l’avancement des travaux.
- Les ressources monétaires, matérielles et humaines sont utilisées au maximum.
Les étapes du processus administratif
Pour que la démarche administrative se déroule avec succès, il faut d’abord appliquer deux phases, qui sont :
- Phase mécanique : elle est constituée de planification et d’organisation, sa caractéristique principale est d’être théorique ou statique, puisqu’une relation avec le personnel n’est pas stimulée car elle peut être réalisée par un petit groupe d’ employés , ils développent différentes stratégies, la la mission et la vision de l’entreprise, entre autres.
- Phase dynamique : elle est constituée de direction et de contrôle, sa principale caractéristique est le mouvement car elle intègre la partie opérative, elle interagit avec le personnel, puisque la partie mécanique est proposée et ce seront eux qui les appliqueront.
Pour assurer le bon fonctionnement du processus administratif, les étapes suivantes énumérées ci-dessous doivent être respectées :
- Planification : La planification consiste à rechercher et à déterminer les objectifs et les stratégies à utiliser, et doit tenir compte des buts à court et à long terme. Au cours de ce processus, il doit être possible d’identifier quelles sont les éventuelles difficultés qui surgiront et comment ce processus sera mené.
- Organisation : dans la phase d’organisation, il faut mettre en place une structure de travail permettant un développement économique important. Autrement dit, vous devez donner vie aux stratégies proposées lors de la planification. De même, les ressources à utiliser pour effectuer les tâches doivent être affectées.
- Direction : cette phase est aussi appelée exécution, puisqu’elle consiste à exécuter les décisions programmées, à motiver l’ équipe de travail et à mettre en œuvre la communication et la supervision pour atteindre les objectifs fixés. Durant cette étape, le chef d’entreprise sera très important, celui chargé de diriger l’équipe de travail.
- Contrôle : le contrôle consiste en la phase finale du processus administratif, où les résultats obtenus doivent être observés et mesurés. A ce stade, il faut prendre en compte les points faibles à améliorer et identifier les bonnes décisions prises, dans le but de les utiliser dans la prochaine démarche administrative.
Importance du processus administratif
Le processus administratif est d’une grande importance puisqu’il constitue la base du succès de toute organisation ou entreprise. Ce type de processus mène directement à la réalisation de ce qui est proposé, évite l’improvisation et rend les décisions plus précises.
Grâce au processus administratif, il est possible de guider l’entreprise vers l’avenir, les décisions sont coordonnées et les objectifs sont non seulement déterminés mais également atteints de manière efficace. De cette manière, cela permet à l’entreprise de travailler avec plus de sécurité et moins de désorganisation.
Certains de ses avantages les plus importants sont :
- Optimisation des ressources grâce à leur connaissance de la situation actuelle et réelle de l’entreprise ou de l’organisation.
- Mettre en place la départementalisation .
- Gestion et répartition correcte des ressources obtenues.
- Précise les objectifs proposés dans l’entreprise.
- Utilisation des ressources matérielles et humaines de l’entreprise.
Exemple de processus administratif
Un processus administratif au sein d’une entreprise de confiserie est décrit ci-dessous :
- Planification : l’équipe de travail décide de produire un nouveau type de confiserie, pour lequel il faut louer 150 mètres carrés, acheter des fours et des mélangeurs, embaucher des nutritionnistes pour répondre à diverses normes, trouver des distributeurs et faire analyser le capital par des comptables.
- Organisation : les achats sont délégués à une équipe de travail et la fabrication des biscuits à une autre.
- Direction : les gérants donnent l’ordre de fabriquer 6 000 bonbons en une semaine afin de les distribuer dans les magasins de négoce.
- Contrôle : les cadres informent le responsable des avantages et des inconvénients de la démarche menée. Certaines corrections sont également établies et un contrôle qualité est effectué.
| Bibliographie: |
|---|
|