Réunion

Activité où deux ou plusieurs personnes échangent des informations et discutent de diverses situations, pour résoudre les problèmes soulevés.

Qu’est-ce qu’une réunion ?

Lorsqu’un problème important ne peut être traité par une seule personne via un appel ou un e-mail, une réunion est planifiée. Dans cette activité , deux personnes ou plus échangent des informations et discutent de diverses situations , pour résoudre les problèmes posés.

Il convient de noter que les réunions peuvent être formelles ou informelles . Si la réunion est formelle et a lieu dans une entreprise, elle est convoquée par un chef d’entreprise. Par conséquent, une invitation est faite aux participants, les règles et l’ordre du jour des questions à discuter sont indiqués.

Il convient de noter que si la réunion est formelle, un compte rendu est fait des approches discutées. C’est-à-dire qu’un enregistrement est fait où toutes les questions discutées et les décisions qui ont été prises sont enregistrées.

Désormais, si la réunion est informelle, elle a généralement lieu sans préavis écrit. De plus, les questions à discuter ne sont pas aussi urgentes ou pertinentes.

Caractéristiques d’une réunion

Pour mieux appréhender les réunions, il est nécessaire de connaître les caractéristiques que nous présentons ci-dessous :

• Ils favorisent l’unité dans une équipe de travail .
• Permettez aux participants de mettre à jour, de réviser et de contribuer des informations en fonction de leur expérience, de leurs connaissances et de leurs critères.
• Il aide chaque personne présente à comprendre les buts et objectifs collectifs et comment chacun doit travailler pour les atteindre avec succès.
• Donnez au responsable de la réunion la possibilité de guider les participants sur la façon de faire leur travail.
• Dans les réunions, il y a toujours un ordre hiérarchique , un mandat et la manière dont les choses doivent être faites.
• En fonction de l’importance et des enjeux soulevés, des délais sont établis pour être réalisés.

type de réunion

Selon la dynamique actuelle, les réunions sont classées en trois catégories :

• Quotidien : lorsqu’un groupe de personnes qui travaillent ensemble sur un même projet et ont des objectifs similaires, prennent des décisions de manière informelle et d’un commun accord.
• Hebdomadaire ou mensuel – Tenu lorsque plusieurs équipes travaillent sur des projets différents mais liés. S’il détectait le moindre indice de concurrence entre les personnes, le dirigeant managérial aurait le dernier mot dans la décision finale.
• Occasionnel : Dans ce cas, les gens ne communiquent pas, car leur travail ne les met pas en relation avec d’autres individus de leur entreprise ou de leur communauté. Cependant, si un projet spécial se présente, pour qu’il réussisse, ils se réunissent pour motiver les participants à travailler ensemble.
• Consultatif : les participants sont invités à s’unir pour résoudre un conflit.
• Informatif : les participants sont informés d’un sujet tel qu’une nouvelle réglementation, le lancement d’un produit, l’élection d’une autorité, etc.
• Exécutif : le but de la réunion est partagé avec les participants, mais les décisions sont prises par les personnes habilitées.
• Virtuel : c’est une modalité très utilisée en ce moment, où des outils technologiques tels que les ordinateurs, les appareils mobiles et Internet sont impliqués. L’objectif est de rassembler les participants, qu’ils soient situés ou non dans des pays différents.

exemples de réunion

• Les rendez-vous d’affaires : une entreprise veut attirer un nouveau client, elle se réunit donc pour présenter les avantages de son produit ou service.
• Réunions communautaires : les habitants d’une communauté soulèvent une situation qui les affecte, comme le manque d’éclairage public ou l’insécurité.
• Rencontres politiques : un chef d’Etat visite une nation amie, pour échanger des accords commerciaux, culturels et stratégiques.
• Réunions de travail : le responsable du service comptable réunit les membres de son équipe pour discuter de nouvelles réglementations sur certaines procédures de travail.
• Rencontres religieuses : la conférence épiscopale prévoit une rencontre de jeunes catholiques, pour célébrer le mois de la consécration mariale.